Obieg faktur w małej firmie bez przepisywania — jak to ułożyć
Faktury przychodzą mailem, w PDF-ach i na papierze, a potem ktoś przepisuje je do arkusza lub programu. To jeden z najprostszych procesów do automatyzacji.
Najpierw spisz źródła: skrzynka mailowa, portal dostawcy, skan, zdjęcie z telefonu. Im mniej miejsc, tym prostszy obieg.
Arkusz kosztów, program księgowy, folder w chmurze, osoba zatwierdzająca. Zapisz, kto co dostaje i kiedy.
Odczytanie danych z faktury, zapis w arkuszu lub programie, powiadomienie osoby zatwierdzającej, przypomnienie o terminie płatności. Dokładny zakres zależy od Twoich dokumentów i programów.
Nietypowych dokumentów i wyjątków. Zacznij od faktur, które wyglądają podobnie i wpadają regularnie, resztę zostaw ręcznie.
Jeden dostawca albo jedna skrzynka, prototyp na prawdziwych danych, poprawki. Dopiero potem kolejne źródła.
Masz podobny problem w swojej firmie?
Opisz go w kilku zdaniach — odpiszę, czy i jak da się go zautomatyzować, i ile to będzie kosztować. Prototyp od 2 500 zł.